EFEKTIVITAS KOMUNIKASI

Meningkatkan Komunikasi  Efektif 

Dalam Kondisi Organisasi Yang Berubah dan Berkembang

Pentingnya komunikasi dengan manusia adalah suatu hal yang tidak bisa dipungkiri manusia, begitu juga halnya dengan organisasi. Tidak hanya pengetahuan dasar tentang komunikasi, pengetahuan dasar tentang organisasi sebagai suatu lingkungan tertentu yang berstruktur, berkarakteristik, serta memiliki fungsi tertentu adalah suatu hal yang mendukung kelancaran komunikasi organisasi

 

Orang yang tertarik untuk bergabung dalam suatu organisasi memilki alasan yang beragam. Maslow menyebutkan bahwa salah satu dari empat kebutuhan utama manusia adalah terfasilitasinya kebutuhan sosial untuk memperoleh rasa aman lewat rasa memiliki dan dimiliki, pergaulan, rasa diterima, memberi dan menerima persahabatan (Tubbs and Moss, 2000: xii)

Littlejohn (2002) menjelaskan bahwa komunikasi berlangsung dalam tingkatan konteks yaitu komunikasi interpersonal, komunikasi kelompok, komunikasi organisasi dan yang terakhir komunikasi massa. Pembagian tingkatan komunikasi tersebut tidak bersifat terpisah satu sama lain.

I.     Kajian Teori

1.1.Pengertian Organisasi

Pengertian organisasi secara umum adalah tempat atau wadah dimana orang-orang berkumpul, bekerjasama secara rasional dan sistematis, terencana, terorganisasi, terpimpin dan terkendali, dalam memanfaatkan sumber daya (uang, material, mesin, metode, lingkungan), sarana-parasarana, data, dan lain sebagainya yang digunakan secara efisien dan efektif untuk mencapai tujuan organisasi.

1.2.Tujuan Organisasi

Tujuan organisasi menurut Etzioni adalah merupakan pernyataan tentang keadaan atau situasi yang tidak terdapat sekarang tetapi dimaksudkan untuk dicapai di waktu yang akan datang melalui kegiatan-kegiatan organisasi.Fungsi dari ditetapkannya tujuan organisasi adalah (1) sebagai  pedoman sebagai kegiatan semua pelaku organisasi, (2). Sebagai sumber legitimasi/peraturan, (3). Sebagai  standar pelaksanaan, (4). Sumber motivasi dan (5). Sebagai dasar rasional pengorganisasian.

1.3.Organisasi yang berkembang

Sebuah organisasi terbentuk beberapa aspek seperti penyatuan visi dan misi serta tujuan yang sama dengan perwujudan eksistensi sekelompok orang tersebut terhadap masyarakat. Organisasi yang dianggap baik adalah organisasi yang dapat diakui keberadaannya oleh masyarakat karena memberikan kontribusi nyata, misalnya; pengambilan sumber daya manusia dalam masyarakat sebagai anggota-anggotanya sehingga menekan angka pengangguran.

II.  Komunikasi

2. 

2.1.Pengertian Komunikasi dan Komunikasi Efektif

Menurut Hovland dalam Effendy (2005:10) komunikasi adalah proses mengubah perilaku orang lain. Seseorang dapat mempengaruhi sikap, pendapat dan perilaku orang lain apabila terjalin komunikasi yang komunikatif. Paradigma Lasswell dalam Effendy (2005) menjelaskan komunikasi meliputi unsur-unsur sebagai jawaban dari pertanyaan yang diajukkan (Who says, what in, which channel, to whom, with what effect?) diantaranya: komunikator, pesan, media, komunikasi, dan efek.

Komunikasi dengan orang lain kadang sukses atau efektif mencapai maksud yang dituju, namun terkadang juga gagal. Adapun makna komunikasi yang efektif menurut Effendy (2005:11) adalah komunikasi yang berhasil menyampaikan pikiran dengan menggunakan perasaan yang disadari. Walter Lippman dalam Effendy (2005:11) juga menjelaskan komunikasi yang efektif adalah komunikasi yang berusaha memilih cara yang tepat agar gambaran dalam benak dan isi kesadaran dari komunikator dapat dimengerti, diterima bahkan dilakukan oleh komunikan.

2.2. Jenis Komunikasi

Menurut Effendy (2005:11-17) berdasarkan proses komunikasi, komunikasi terbagi menjadi dua tahap, yakni secara primer dan secara sekunder.

   Cassandra dalam Mulyana (2005:71) menjelaskan beberapa jenis komunikasi berdasarkan pendekatan situasional, diantaranya (1) Komunikasi massa, (2) Komunikasi organisasi, (3) Komunikasi public, (4) Komunikasi kelompok kecil, (5) Komunikasi antarpribadi dan (6) Komunikasi Intrapribadi. Secara singkat jenis komunikasi dalam organisasi menurut Effendy (2005:125-130) yaitu Komunikasi Internal dan eksternal.         

2.3.Unsur-Unsur dalam Proses Komunikasi

       Berdasarkan paradigm Harold Lasswell proses komunikasi dapat terwujud bila     Dalam berkomunikasi terdapat unsur-unsur seperti terlihat pada gambar di bawah ini:

Model komunikasi di atas menegaskan faktor-faktor kunci dalam komunikasi efektif.

2.4.Fungsi Komunikasi dalam Organisasi

   Pada paragraf sebelumnya komunikasi dipandang dari arti yang lebih luas, tidak hanya diartikan sebagai pertukaran berita dan pesan, tetapi sebagai kegiatan individu dan kelompok mengenai tukar menukar data, fakta, dan ide, maka fungsi komunikasi adalah sebagai sarana Informasi, Sosialisasi, Motivasi, Perdebatan atau diskusi: Pendidikan, Memajukkan kebudayaan, Hiburan dan Integrasi (Mac Bridge dalam Effendy (2005:27-28 Pace et. Al) ., Sedangkan tujuan sentral komunikasi:Komunikan mengerti pesan yang diterimanya, Penerima pesan harus dibina dan Memotivasi komunikan (Effendy (2005:32))

2.5.Strategi mencapai Komunikasi yang Efektif

   Effendy (2005:130) menjelaskan komunikasi yang efektif harus memenuhi beberapa syarat ditinjau dari pesan komunikasi, diantaranya:

1.      Pesan dapat dimengerti

2.      Pada saat keputusan diambil, karyawan percaya bahwa komunikasi yang dilancarkan cocok dengan tujuan organisasi.

3.      Komunikasi cocok dengan kepentingan kperibadian karyawan.

4.      Secara mental dan fisik, karyawan mampu melaksanakannya.

III.             Urgensi komunikasi efektif dalam organisasi yang berubah dan berkembang

a)        Mengapa sebuah organisasi membutuhkan komunikasi yang efektif

Communication in English is the lifeblood of an organization. (Hanumantharao, journal Vol.1,Issue.X/Nov; 11 pp.1-4 page:15). Komunikasi adalah nyawa di setiap organisasi. Komunikasi merupakan kebutuhan pada setiap organisasi.

Hal ini dikarenakan, komunikasi organisasi merupakan unsur yang penting di dalam organisasi karena dapat mempengaruhi sikap, perilaku, dan bahkan motivasi kerja anggotanya. Sehingga, untuk menciptakan sebuah perusahaan/organisasi yang baik dan efektif, hal yang harus dipertimbangkan ialah bagaimana menciptakan iklim komunikasi organisasi yang positif dan kondusif. Jika iklimnya baik, maka secara otomatis, para karyawan akan terdorong dan termotivasi untuk memberikan yang terbaik bagi perusahaan atau organisasinya.

 

b)       Proses dan Faktor-faktor yang Berkaitan dengan Komunikasi efektif

Menurut McGehe & Webb, 2008; kompetensi komunikasi adalah tujuan utama dari banyak pelatihan ketrampilan komunikasi (Ryan S. Bisel, Amber S. Messersmith, and Katherine M. Kelley: Supervisor-Subordinate Communication: Hierarchical Mum Effect Meets Organizational Learning; Journal of Business Communication 49 (2) 128–147 © 2012 by the Association for Business Communication). Ketrampilan komunikasi ini adalah kemampuan pembicara untuk menyeimbangkan antara keefektivitasan (yaitu pencapaian tujuan organisasi) dan kesesuaian (dalam hubungannya dengan manajemen organisasi) dalam situasi tertentu (Spitzberg & Cupach, 1984). Sebaliknya, komunikasi inkompetensi muncul ketika komunikator : (a) overly effective, (b) overly appropriate, or (c) tidak efektif dan tidak sesuai dalam konteks tertentu.

Di dalam suatu organisasi proses komunikasi berdasarkan struktur elemen pendukungnya yaitu :

1.      Downward communication, yaitu proses komunikasi yang terjadi dari suatu level ke level lain di bawahnya secara berurutan sesuai dengan kebijakan pada masing masing tingkat tersebut, misal dari atasan ke bawahannya. Faktor komunikasinya meliputi :

a)       Komunikasi yang berupa kebijakan, peraturan, prosedur, program dan sasaran  kerja.

b)      Pemberian penugasan kerja

c)       Penyampaian umpan balik dari atasan ke bawahan tentang perilaku dan penilaian kerja

d)      Pelaporan lembaga berupa pelaporan keadaan dan perkembangan

e)       Permintaan atasan ke bawahan

2.      Upward communication, yitu komunikasi dari bawahan ke atasan, yang lebih rumit karena sebab perbedaan level/status yang dimiliki masing-masing. Komunikasi ini berkaitan dengan informasi, keterangan penugasan di pegawai tingkat rendah yang memiliki fungsi antara lain :

a)       Umpan balik atas kebijakan, arahan, pengaturan dan intruksi atasan

b)      Penyampaian laporan perkembangan dan hasil kerja

c)       Penyampaian gagasan dan usulan untuk peningkatan kinerja

d)      Penyampaian informasi dan bantuan

3.      Horizontal Communication, yaitu komunikasi antar bagian yang selevel, baik posisi, umur, tingkat pengetahuan sebagai bentuk koordinasi dalam suatu tim. Ini adalah suatu bentuk komunikasi yang paling familiar dan lebih cepat tercapai tendensi karena kesamaan level yang dimiliki. Beberapa aspek yang harus dipahami dalam membangun komunikasi efektif adalah :

1.      Kejelasan informasi yang disampaikan

2.      Ketepatan dalam bahasa dan informasi

3.      Konteks yang disampaikan sesuai dengan kondisi dan situasi dimana komunikasi terjadi

4.      Alur keruntutan informasi yang disampaikan sesuai kronologis keadaan

5.      Budaya sebagai etika dan norma didalam penyampaian informasi

Proses komunikasi mempunyai dua buah model, yaitu :

1.      Model Linear

Yaitu suatu proses komunikasi yang hanya terjadi dari komunikator dan berakhir di komunikan sehingga hubungan komunikasi yang terjadi secara garis lurus, dengan tanpa disertakan umpan balik dari komunikan kepada komunikator.

2.      Model Sirkuler

Yaitu proses komunikasi dari komunikator kepada komunikan maupun sebaliknya yang terjadi secara berkesinambungan/dinamis karena melibatkan faktor feedback, sehingga terbentuk loop lingkaran proses komunikasinya. Suatu komunikasi yang efektif mempunyai ciri-ciri dua arah (two ways).

c)         Hambatan-Hambatan Komunikasi Efektif

Menurut Ron Ludlow dan Fergus Fanton, ada hambatan-hambatan yang menyebabkan komunikasi tidak efektif yaitu adalah (1992, p.10-11) (Ahmad kurnia, SPd, MM : Komunikasi Tidak Efektif, 2011):

1.    Status Effect

Adanya perbedaaan pengaruh status sosial yang dimiliki setiap manusia.Misalnya karyawan dengan status sosial yang lebih rendah harus tunduk dan patuh apapun perintah yang diberikan atasan. Maka karyawan tersebut tidak dapat atau takut mengemukakan aspirasinya atau pendapatnya

2.    Semantic Problems

Faktor semantik menyangkut bahasa yang dipergunakan komunikator sebagai alat untuk menyalurkan pikiran dan perasaanya kepada komunikan.

3.    Perceptual Distorsion

Perceptual distorsion dapat disebabkan karena perbedaan cara pandangan yang sempit pada diri sendiri dan perbedaaan cara berpikir serta cara mengerti yang sempit terhadap orang lain.

4.    Cultural Diffences

Hambatan yang terjadi karena disebabkan adanya perbedaan kebudayaan, agama dan lingkungan sosial. Dalam suatu organisasi terdapat beberapa suku, ras, dan bahasa yang berbeda. Sehingga ada beberapa kata-kata yang memiliki arti berbeda di tiap suku.

5.    Physical Distraction

Hambatan ini disebabkan oleh gangguan lingkungan fisik terhadap proses berlangsungnya komunikasi.

6.    Poor Choice of Communication Channels

Adalah gangguan yang disebabkan pada media yang dipergunakan dalam melancarkan komunikasi.

7.    No Feed Back

Hambatan tersebut adalah seorang sender mengirimkan pesan kepada receiver tetapi tidak adanya respon dan tanggapan dari receiver maka yang terjadi adalah komunikasi satu arah yang sia-sia.

D.    Mengembangkan dan Menumbuhkan Organisasi Melalui Sistem Komunikasi Yang Efektif

            Komunikasi berperan memberikan kontribusi strategis dalam pengembangan organisasi dengan pemahaman konten yang baik tentunya menjadi strategi perusahaan yang tepat dan relevan dalam pengambilan keputusan. Profensialisme seorang komunikator terlihat saat pemilihan bahasa dan menyampaikan pesan dengan tepat sasaran, melalui teknik berkomunikasi yang tepat. Komunikasi tradisional memberikan kontribusi strategis bagi sebuah organisasi. Komunikasi yang baik mendukung pengambilan keputusan manajemen yang tepat, evaluasi  dan ini memungkinkan kita memahami bahwa strategi komunikasi telah berhasil.

            Dalam sebuah organisasi yang berubah dan berkembang peran setiap unsur dalam organisasi sangat diperlukan. Communication a process by which information and understanding are transferred between a sender and a receiver (Daft, Richard L.,The Leadership Experince, 3rd Ed., 2005, Thomson South Western, hal. 343). Komunikasi adalah sebuah proses terjadinya pergerakan informasi dan pemahaman dari si pemberi informasi kepada si penerima. Proses komunikasi dapat dilihat dari unsur-unsur yang berkaitan dengan siapa yang mengirimkannya (komunikator), apa yang disampaikan (pesan),  media komunikasi ada yang dipergunakan (media), ditujukan untuk siapa (komunikan) dan apa akibat yang akan ditimbulkan (efek). Dalam proses komunikasi, kewajiban seorang pengirim atau komunikator adalah mengusahakan agar pesan-pesannya dapat diterima oleh penerima (komunikan) sesuai dengan kehendak pengirim.

            Proses keseluruhan komunikasi dari si pemberi atau pengirim pesan kepada si penerima pesan, yang menjadi patokan dalam mengembangkan dan menumbuhkan organisasi, yakni bila komunikasi dapat dilakukan dengan efektif. Efektif dalam hal ini:

1)      Terjadi Komunikasi yang baik (ada interaksi, saling memperhatikan, berkesinambungan dan pergeseran informasi, sharing informasi dan bentuk perhatian terhadap komunitas dalam organisasi)

2)      Dalam komunikasi tersebut ada koordinasi yang baik (terutama dalam memutuskan sesuatu terkait kepentingan organisasi, merancang strategi, pembagian kerja dan lain sebagainya).

3)      Pengambilan Keputusan yang tepat dan cepat.

4)      Tindakan yang tepat terhadap keputusan yang ada.

            Keseluruhan proses komunikasi yang baik dan efektif akan mengoptimalkan tujuan organisasi,  menghasilkan kepuasan dan produktivitas stakeholder dalam organisasi, perbaikan pencapaian hasil karya dan tujuan organisasi.

            Hubungan antar karyawan yang dibangun berdasarkan iklim dan kepercayaan atau budaya organisasi yang positif turut memberi andil dalam menciptakan iklim komunikasi efektif. Rasa percaya, keyakinan, keterbukaan, dukungan keamanan, kepuasan, keterlibatan dan tingginya harapan merupakan cermin iklim komunikasi organisasi yang ideal. Jika organisasi memiliki dan melakukan komitmen untuk melakukan komunikasi yang efektif dengan karyawan maka sejumlah keuntungan–keuntungan penting dapat dicapai. Karyawan akan memiliki pengetahuan yang luas dan banyaknya informasi akan memuaskan karyawan.

            Dengan demikian dapat disimpulkan, bahwa dalam komunikasi efektif, tujuan organisasi terpenuhi dan hubungan stakeholder terjalin dengan baik. Hubungan yang baik itu dapat dimaksudkan sebagai berikut, adanya: (1) Respect/Penghargaan, (2) Kejujuran, (3) Keterbukaan, (4) Empati, (5) Dukungan, dan (6) Berpikir positif

E.     Pengaruh Buruk Komunikasi Tidak Efektif

When communication is ineffective causes loneliness, conflicts, professional dissatisfaction, psychological distress, illness (Hanumantharao, journal Vol.1,Issue.X/Nov; 11pp.1-4). Ketika terjadi komunikasi tidak efektif, maka yang timbul adalah kesepian, konflik, ketidakpuasan profesional, penderitaan.

Dengan demikian, bahwa pengaruh  komunikasi yang tidak efektif membawa stakeholder dalam organisasi kepada konflik. Baik konflik antara pimpinan dengan karyawan, antara karyawan itu sendiri. Jika konflik sudah muncul, maka cost akan banyak yang terbuang sia-sia. Masing-masing individu dalam organisasi saling curiga, tidak terbuka dan yang pasti tidak merasakan kenyamanan dan tidak ada kepuasan dalam berorganisasi. Tuntutan akan banyak, tetapi penyelesaian tuntutan pun tidak jelas. Hal ini akan mengakibatkan organisasi rugi atau bahkan bangkrut, dengan demikian tujuan organisasi tidak tercapai (gagal). Kebutuhan dasar tidak terpenuhi dengan baik, terjadi kesalahpahaman, ketidakjujuran dan prasangka buruk. Dari satu konflik dapat menyebabkan konflik lanjutan yang lebih serius, mempertajam masalah dan ini benar-benar membawa kerugian besar bagi organisasi.

F.      Strategi Meningkatkan Komunikasi Efektif dalam kondisi organisasi yang berubah dan berkembang

Untuk membantu meningkatkan komunikasi efektif  dalam kondisi organisasi yang berubah dan berkembang,  yang pertama menjadi perhatian adalah pada proses berlangsungnya komunikasi. Kesadaran bahwa komunikasi yang efektif sangat berperan dalam pengambilan keputusan dalam organisasi.  Berkomunikasi tidak hanya melalui penggunaan metode yang tepat, tetapi konten dari komunikasi yang disampaikan. Dimensi strategis komunikasi tidak semata-mata mendengarkan tetapi juga pada proses kegiatan reflektif pada cara berkomunikasi  yang professional (Invernizzi et all.; 2005). Baik dari si pemberi pesan dan penerima pesan. Jika proses  komunikasi berjalan baik, maka hasinya akan baik.  Unsur yang perlu diperhatikan antara lain Keterbukaan, Empati, Dukungan, dan Kesamaan.

IV.              PENUTUP

Komunikasi yang efektif sangat berperan dalam pengambilan keputusan dalam organisasi.  Berkomunikasi tidak hanya melalui penggunaan metode yang tepat, tetapi konten dari komunikasi yang disampaikan. Dimensi strategis komunikasi tidak semata-mata mendengarkan tetapi juga pada proses kegiatan reflektif pada cara berkomunikasi yang profesional. Proses terakhir dalam proses komunikasi adalah feedback atau umpan balik yang memungkinkan sumber mempertimbangkan kembali pesan yang telah disampaikannya kepada penerima. Umpan balik inilah yang dapat dijadikan landasan untuk mengevaluasi efektivitas komunikasi

V.  DAFTAR PUSTAKA

Ahmad Kurnia, SPd, MM : Komunikasi Tidak Efektif, Jawa Barat, Indonesia, 2011

Daft, Richard L.,The Leadership Experince, 3rd Ed., 2005, Thomson South Western.

Effendy, O.U. 2005. Ilmu Komunikasi Teori dan Praktek. Bandung: PT Remaja Rosdakarya.

Endang Lestari G, SH, MM & Drs. MA. Mailid, M.Ed., Komunikasi Yang efektif, Lembaga Administrasi Negara, Republik Indonesia, 2006.

HANUMANTHARAO, CHIRIVELLA RADHIKA; Strategies of Empowerment of Effective Oral and Written Communication English for Business Communication. Department of English Dnyanasadhana College, Thane., Indian Streams Reserach Journal, Vol.1,Issue.X/Nov; 11pp.1-4

Invernizzi, Prof. Emanuele and Romenti, Dr. Stefania, PhD.;  Strategic Communication and Decision-Making Processes Toward the Communication Oriented Organisation, IULM University, Milan, Italy.

Littlejohn, Stephen W. 2002. Theories of Human Communication. USA: Wadsworth.

Mulyana, D. 2005. Ilmu Komunikasi Suatu Pengantar. Bandung: PT Remaja Rosdakarya.

Pace, R. W., dan Faules, D. F.. 2005. Komunikasi Organisasi Strategi Meningkatkan Kinerja Perusahan. Editor Deddy Mulyana. Bandung: PT Remaja Rosdakarya.

Ryan S. Bisel, Amber S. Messersmith, and Katherine M. Kelley: Supervisor-Subordinate Communication: Hierarchical Mum Effect Meets Organizational Learning; Journal of Business Communication 49 (2) 128–147 © 2012 by the Association for Business Communication.

Tubbs, Stewart L and Sylvia Moss. 2000. Human Communication: Konteks-Konteks Komunikasi. diterjemahkan oleh Deddy Mulyana dan Gembirasari. Bandung: PT Remaja Rosdakarya.